勞基法有規定離職交接嗎?離職交接 2 步驟詳細流程

離職交接注意事項、流程三階段及包含的內容。

受不了工作了嗎?離職並不像美劇中的劇情能說走就走,還需要經過提離職、交接的過程,但離職有一定要交接嗎?本篇我們將詳細介紹離職交接以及相關注意事項,包含離職交接程序、離職交接清單的做法等,做好這些交接手續,才能安心的離開公司,也讓舊公司留下一個好印象!


一、工作離職一定要交接嗎?

勞基法有規定離職交接嗎?

勞基法並沒有明文規範員工必須盡到「離職交接」的義務。但根據行政院勞工委員會的說明,在雇主與員工原先簽訂的契約中,不論當初是否有對此約定,「離職交接」都是附隨義務,因此員工有必要妥善辦理離職交接的相關手續,包括交接雇主所託付的財務或工作文件給接手的人。

簡而言之,儘管勞基法對於離職交接並沒有規範,但員工依然要盡到此義務。

另外,大家可能常常面臨到的問題是:離職交接完成後還要回覆公司嗎?儘管離職後,前公司還是不斷針對過去的業務傳訊息發問。但其實在完成離職交接後,前員工就沒有義務回覆雇主或主管了。

公司面對員工不交接的 3 個處理方式

如果員工沒有好好完成離職交接,雇主也不能扣薪水。

根據勞基法,如果員工沒有提前預告離職或完成離職交接,但只要已完成相關勞務,雇主就必須付給員工全額工資,不能以違約或賠償的理由不給付薪資。如果雇主違法沒有給付全額薪水,根據勞基法是可處罰鍰的。

不過對於沒好好完成離職交接的員工,雇主也不是只能默默承受,針對這樣的狀況,雇主可以採取以下三項行動:

  • 雇主可以依民法起訴員工,請求員工完成離職交接。
  • 如果員工因沒離職交接而使雇主權益受損,雇主可以舉證要求員工對其損害賠償。
  • 如果在簽訂的勞動契約中,有約定未完成離職交接的違約金,雇主就可以要求員工給付。

二、離職交接注意事項

離職交接包含哪些內容?

基本上,離職交接內容主要就是員工任職期間所負責的相關業務,但根據不同工作資歷和職位,交接的內容會有所不同。在準備離職交接的內容時,有兩點事項需要多多注意喔!

  1. 即使雇主已經預設離職交接清單,員工也不能完全依賴預設的清單內容,以免清單仍有遺漏之處,所以擬定離職交接清單時還是要以該職位的職務內容和特性為主。
  2. 如果在僱傭契約結束後仍未交接完全,員工還是必須完成離職交接手續,因為員工的離職交接義務並不僅限在契約期間。簡單來說,如果沒有在離職前完成交接,那麼離職後還是需要把交接程序補足。

怎麼算是完成離職交接

事實上,法律對於離職交接要進行到哪個程度並沒有明文規範。

所謂的完成離職交接手續,基本上就是妥善將任職期間經手過職務的相關資料以及實體物品,包括鑰匙、共用電腦及密碼,交接給下一位員工,更詳細的流程我們會在下一段說明。

若員工離職時,仍有工作尚未完成,員工不必將工作完成,只需要根據進度交接給承接人員。不過這是在與雇主沒有約定的前提下,要是員工已經與雇主約定好要完成該項工作,員工就必須履行此義務。

離職交接過程中被刁難怎麼辦?

有些人在向公司提離職後卻受到刁難,例如老闆以沒有交接完成等理由,拒絕讓員工離開。又或是以公司找不到人或人手不足的理由,要求員工回到公司。

為了避免離職交接中被刁難的情況發生,員工可以在提離職時,同步與主管確認交接事項,只要有完成離職交接事項就可以離開,如果真的遇到惡意刁難或是不合理的交接項目,只要有注意自己的離職預告期,也就是勞工先行預告雇主自己即將離職,讓雇主有時間可以尋找新人的時間,大家不需要因為害怕賠償而留在不想待的公司。


三、離職交接流程三階段

離職交接流程三階段。

接下來我們幫大家整理了離職交接的流程以及離職交接清單應該包含的內容,我們將流程分為 3 大階段。

第一階段:決定離職時間

決定離職時,首先要先確認離職的時間,離職時間不僅要考量離職預告期,也要把離職交接的工作內容納入考量。而計算離職預告期時,要先判斷自己的工作是「定期契約」還是「不定期契約」。

若是定期契約:年資超過 3 年才能提離職契約,離職預告期 30 天
若是不定期契約:離職預告期與「年資」是很相關的喔!以下是離職預告期長度以及相對應的年資

  • 0 天:工作資歷 3 個月以內,不需要離職預告。
  • 10 天:工作資歷 3 個月~ 1 年,離職預告期 10 天。
  • 20 天:工作資歷 1 年~ 3 年,離職預告期 20 天。
  • 30 天:工作資歷超過 3 年,離職預告期 30 天。

算好自己的離職交接期與離職預告時間後,就可以告知主管或雇主自己想要離職的時間,並約 1 on 1 時間,確認工作項目後續要轉接給誰。

第二階段:建立離職交接清單

雖然可以以口頭方式進行交接,但這並非最好的選擇,一份工作往往很難三言兩語說明,因此使用 word 或是線上筆記本(例如 notion )建立一份好的離職交接清單才能幫助到承接人。

員工可以在提離職預告以後,仔細思考要將哪些工作內容記在清單內,也可以將公司預設的離職交接清單上沒有規定的事項也一併紀錄完全,盡可能將細節好好紀錄,讓交接的過程順利,避免未來還需要再回公司進行補充教學。

那要如何建立一份清楚而易懂的離職交接清單的內容呢?我們建議要包括「工作內容」以及「財務清單」兩大類資訊。

📍需交接的詳細工作內容:

  • 例行工作
    
    每日、每週、每月須定期完成的工作內容。
  • 各工作項目的完成進度
    
    可以將各個工作的完成進度清楚標示,例如已完成、未完成、待批准。
  • 工作專案的重點須知
    
    清楚描述工作專案的詳細資訊及注意事項,如果是特別複雜的專案,可以附上簡易版本的重點整理。
  • 交接對象
    
    可以在各工作事項備註承接人,例如某同事、主管。
  • 對外接洽聯絡名單
    
    如果你的職務是需要對外聯絡,記得詳細紀錄合作對象、客戶、廠商的聯繫資訊,以便承接人可以順利在未來與客戶接洽。

📍公司的財務清單:公司的財務又分成「實體物品」以及「文書檔案」。

  • 屬於公司的實體物品
    
    包括屬於公司的電子產品(手機、電腦、攝影機)、文具、特定職位所保管的物件。
  • 任職其所創建的文檔
    
    在任職期間內所產出的內容都屬於公司,在整理這些資料時,可以將檔案分門別類歸檔,讓接受的人更快上手。但針對自己的作品,只要不牽涉到公司機密,可以在離職前好好整理進自己的作品集。

第三階段: 建立離職交接清單後

  • 留下交接清單影本
    員工可以留下交接清單的影本,並請雇主或上司在影本上留下「正影本相符」的字句證明,如此便能避免發生爭議時沒有依據證明自己的清白。
  • 將清單傳給主管
    記得要把交接清單以 email 或以影本的方式給主管、老闆過目,確認一切工作在離職後還能順利進行。
  • 請承接人簽章
    與承接人員交接時,我們也建議讓對方在交接清單上簽名或蓋章確認。
  • 通知外部合作對象
    若工作性質有與外部合作,盡可能與合作對象告知離職時間,並說明會將此職務轉交給誰。
  • 歸還公司的財務
    與人資或行政約定時間,歸還實體物品以及文書檔案等。
    • 實體物品:其中有一點要注意,如果有將個人資料儲存在公司的電子產品中,請公司內部人員幫忙移轉資料是較為保險的做法,以避免被指控盜竊公司內部資料。
    • 文書檔案:基本上在任職期間內所產出的文件都歸屬公司,員工在離職時都應歸還公司,不可以將檔案帶走或複製。

最後一天上班日,大家可以用 email 或是 line 的方式,向公司上下說明自己即將離職,留下自己的祝福以及聯絡資訊,以方便後續聯絡。希望這篇文章能讓大家順順利利的完成離職交接,不只為自己的職業生涯建立一個美好的里程碑,也可以幫助承接人能更得心應手。

延伸閱讀:【離職大全】離職預告、漂亮離職信範例、離職證明書與勞基法離職規定全解析

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