SOP Adalah: Arti, Contoh dan Cara Menyusunnya!

Setiap instansi atau perusahaan pasti memiliki SOP nya masing-masing. SOP adalah aspek penting bagi sebuah perusahaan untuk memastikan semua pekerjaan yang ditugaskan berjalan dengan lancar dan baik.  

Seberapa pentingkah SOP dalam sebuah perusahaan? Apa saja fungsi dan manfaatnya? Yuk, simak paragraf berikut ini!

Kepanjangan SOP adalah Standard Operating Procedure atau yang juga disebut sebagai Standar Operasional Prosedur. SOP penting bagi sebuah perusahaan karena membantu dalam meminimalisir kesalahan dan memastikan semua pekerjaan berjalan sesuai prosedur. 

Biasanya, SOP disajikan dalam bentuk tulisan formal berupa serangkaian instruksi yang berguna untuk memandu karyawan dalam bekerja, misalnya mengenai apa yang harus dilakukan, kapan, di mana, atau berisi tentang nama penanggung jawab tugas tersebut, dan lain sebagainya. 

Dengan mengikuti SOP yang diberikan perusahaan, karyawan pun dapat bekerja dengan lebih efektif dan mampu meminimalisir terjadinya kesalahan.

Inilah beberapa fungsi SOP (Standar Operasional Prosedur) yang harus kamu ketahui:

➡️ Memberikan Panduan Kerja pada Karyawan

Salah satu fungsi SOP perusahaan adalah untuk memberikan panduan kerja kepada para karyawan. Pada umumnya, SOP yang diberikan berisi tentang tahapan yang harus ada dalam melakukan sebuah pekerjaan. 

Selain memudahkan dalam hal operasional,  SOP juga berfungsi untuk memandu karyawan dalam menyelesaikan tugas yang diberikan serta memberi arahan akan batas kerja. 

Dengan adanya SOP kerja, setiap pekerjaan akan lebih terarah dan karyawan pun akan bekerja dengan lebih optimal sehingga akan berbanding lurus dengan peningkatan kinerja perusahaan.

➡️ Sebagai Dasar Hukum

Fungsi lain dari SOP adalah sebagai dasar hukum sebuah perusahaan. Dengan adanya SOP, setiap pihak yang bekerja akan memahami hal dan tanggung jawab masing-masing pihak. 

Selain itu, jika terjadi pelanggaran dari satu pihak, maka pihak tersebut yang akan bertanggung jawab dan menerima konsekuensi yang ada. 

Setiap kesalahan yang terjadi juga dapat lebih mudah untuk dicari penyebabnya. 

➡️ Informasi Detail Tentang Pekerjaan Karyawan

SOP juga berisi tentang segala aturan atau  tahapan mengenai informasi detail tentang pekerjaan karyawan. 

Selain berfungsi sebagai prosedur, SOP juga menjabarkan kemungkinan hambatan atau masalah yang muncul saat bekerja sehingga memudahkan karyawan untuk mengetahui apa yang harus dilakukan saat menghadapi masalah. Misalnya ketika menghadapi komplain klien atau bahkan saat menghadapi bencana alam, dan lain sebagainya. 

Berikut ini adalah beberapa manfaat SOP perusahaan. 

✅ Membantu Karyawan Baru Beradaptasi

Salah satu manfaat SOP adalah untuk memudahkan karyawan dalam memahami konsep sebuah perusahaan, dan memandunya untuk beradaptasi dengan lingkungan dan rekan kerja yang baru. 

Selain itu, keberadaan SOP juga membantu dalam mengurangi waktu pelatihan karyawan baru, karena dengan membaca dan menyimak SOP yang ada, karyawan akan mudah memahami dan beradaptasi secara lebih cepat. 

✅ Mempertahankan Konsistensi Brand Kamu

Salah satu tujuan dan manfaat SOP adalah untuk membantu dalam mempertahankan konsistensi brand sebuah perusahaan. Bayangkan jika sebuah perusahaan memiliki ratusan karyawan, maka keberadaan SOP akan lebih mudah untuk menyamaratakan dan mempertahankan konsistensi regulasi yang ada. 

✅ Mengurangi Kesalahan dan Meningkatkan Produktivitas

Menetapkan SOP juga dapat membantu sebuah perusahaan untuk memastikan bahwa semua karyawan memahami proses, kebijakan, dan prosedur yang terkait dengan pekerjaan mereka. Selain itu, manfaat lain SOP adalah untuk membantu dalam mengembangkan employee review dan developmental plans.  

✅ Mentransfer Pekerjaan dengan Mudah

Semua karyawan yang bekerja pastinya pernah mengambil izin sakit dan cuti, tapi bagaimana dengan kasus ketidakhadiran/izin dalam jangka waktu yang lama?  

Dengan adanya SOP tertulis maka akan lebih mudah bagi seorang karyawan untuk mendelegasikan tugas kepada rekan kerjanya saat mengambil cuti/izin yang berkepanjangan. Selain itu, rincian isi SOP juga membantu karyawan lain untuk memahami dan menyelesaikan tugas dalam jangka waktu yang ditentukan.

Bagaimana cara menyusun SOP yang baik dan benar? Berikut adalah beberapa tips yang harus kamu ketahui!

1. Mulailah dengan Menetapkan Tujuan Akhir

Saat hendak menuliskan SOP, hal pertama yang harus dipikirkan adalah menetapkan tujuan akhir penulisan SOP tersebut. Coba pikirkan terlebih dahulu, apakah kebijakan tersebut dapat lebih mudah berjalan dengan adanya bantuan SOP tertulis? Jika, ya, maka coba pikirkan lebih lanjut mengenai komponen apa saja yang ingin kamu tuliskan. 

Misalnya kebijakan mengenai penutupan restoran pada pukul 10 malam setiap harinya, maka tujuan penulisannya adalah untuk memastikan restoran tersebut dapat ditutup dengan aman hingga karyawan kembali bekerja keesokan harinya; komponen seperti membuang sampah, menyapu lantai, dan lainnya tidak perlu dituliskan dalam SOP tersebut. 

2. Gunakan Template SOP

Semakin besar sebuah perusahaan, maka akan semakin banyak juga regulasi yang ditetapkan. Nah bayangkan jika kamu harus membuat puluhan SOP dalam satu hari, akan sangat sulit, bukan? 

Oleh karena itu, ada baiknya jika kamu memilih template SOP yang sesuai dengan isi yang hendak dituliskan. Dengan adanya penyamarataan format dan template, maka kamu pun dapat bekerja dengan lebih efektif dan efisien. 

3. Mengumpulkan Informasi dari Karyawan

Selain menetapkan tujuan pembuatan SOP, ada baiknya kamu juga mengikutsertakan karyawan secara aktif dalam pembuatan SOP mu. Luangkanlah waktu untuk mendengarkan dan memahami keluhan dan prosedur kerja karyawan di setiap bidangnya. 

Mungkin kamu akan menemukan bahwa waktu kerja yang mereka butuhkan bisa jadi lebih banyak dibandingkan apa yang ditetapkan sebelumnya. Kamu pun bisa menanyakan pendapat mereka mengenai hal apa yang mereka harapkan dapat ada dalam perusahaan. 

Selain untuk memudahkanmu dalam penulisan SOP yang tepat, relasi yang sehat pun akan tercipta antar karyawan dengan perusahaan. 

4. Menuliskan SOP dari Pandangan User yang Sesuai dengan Tujuan Awal Penulisan

Seperti yang telah disebutkan pada poin sebelumnya, salah satu aspek penting dalam menuliskan SOP adalah dengan melibatkan partisipasi karyawan. 

Pastikanlah untuk meliputi gambaran besar dan detail saat menuliskan SOP, dan sebisa mungkin hindarilah kebingungan, ambiguitas, dan kesalahan interpretasi pada karyawan saat membaca SOP perusahaan!

5. Lakukan Pengujian Sebelum SOP Diterbitkan

Langkah terakhir untuk membuat SOP yang baik adalah dengan melakukan pengujian sebelum SOP tersebut diterbitkan. Dengan melakukan uji coba, maka akan lebih mudah bagimu untuk melakukan evaluasi dan mengetahui bagian mana saja yang masih kurang sesuai atau tidak cocok dengan kondisi perusahaanmu. Tahap uji coba juga dapat meminimalisir kesalahan yang mungkin terjadi di masa mendatang.

1. Contoh SOP Perusahaan tentang Customer Service

Berikut adalah rincian contoh SOP Perusahaan tentang Customer Service

2. Contoh SOP Perusahaan Pekerjaan Sales untuk Mendapatkan Klien Baru

3. Contoh SOP Perusahaan untuk HRD yang Merekrut Karyawan Baru

--- Ditulis Oleh Lydia Gavrila ---