花個兩分鐘,幫履歷健檢一下吧!現今這個時代,如果你不是因為一些特殊原因,你一定使用過 Facebook。

讓我們想像一下,今天有個陌生的人向你丟了一個交友邀請,你還沒點同意,他就直接丟了一張名片的圖檔給你,你會有什麼感覺?

是不是有點錯愕或衝突?這樣的情況其實每天都在我們求職的市場上上演。你愛的公司開出一個新職缺,你準備好履歷躍躍欲試,你找到他們應徵的管道,然後夾帶附檔、簡單打了幾句話,點擊送出!你為自己順利的在期限之前完成應徵而沾沾自喜,卻不知道自己剛剛正做了可能讓自己扣分的舉動。

雖然 FB 與求職並不全然相同,但我們或多或少可以在相同的情境中理解被「粗魯對待」的感受。

那麼我們到底應該怎麼做呢?

不如我們先從剛剛的流程來想想看,你覺得企業的主管或 HR 見到你的第一印象是在什麼時候建立的?是因為你的履歷,還是因為你寄來的信?

我們再想想,當有個你不認識的人用 FB 加你好友,你會不會希望他至少傳個打招呼的訊息給你?

在求職的過程中,雖然履歷跟面試是重點,但第一封信其實才是你們雙方的第一個接觸點。換句話說,這封信應該要起到兩個主要的作用:打招呼與為第一印象定錨,而通常這封隨著履歷一起寄過去的信,就叫做 Cover Letter。

要把 Cover Letter 寫得好並不難,只要完成這 5 個段落,你也能寫出一封優秀的 Cover Letter。

第 1 段:說明你是誰

如一開始所說,Cover Letter 的目的是打招呼跟建立第一印象,想想看我們第一次碰到別人時會怎麼打招呼?

「嗨,我是XXX,是我們公司(團隊)的XX,很高興認識你。」

要記得,Cover Letter 要寫得好有個心法,那就是自然不做作。如果你把信寫得太正式,反而會讓主管覺得你刻意,最好的情況是看起來像是你自然而為,卻又拿捏的恰到好處。

在 Cover Letter 的一開始,先簡單的說明自己是誰,你可以用您好、你好、Hello⋯⋯等各種不同的開頭,端看你求職公司的屬性,並且說清楚你是誰以及你目前的身份或狀況,像是今年剛畢業正在求職、將於7月服完役、有現職但正在尋找下一階段的方向等等,簡單提到你的狀況即可,不用太過詳細,更詳細的資料主管自然會在履歷中看到。

第 2 段:說明你為何而來

當你要加別人好友時,最理想的狀況是也跟對方說明為何你要加他好友,可能是在某個場合見過面或是很喜歡他之前撰寫的文章。應徵一個職缺也是同樣的道理。

在 Cover Letter 中提及你是在哪看到徵才訊息、為何選擇這公司而不是別的公司、選擇這職缺有什麼考量等,將會讓主管對你有「這個人不是看到有缺就投」的好印象。

舉例來說,你一直是這間公司產品的使用愛好者,或者因為朋友的推薦所以知道有這個職缺,重點在於讓對方意識到你選擇這個職缺是有理由、有思考過的。

第 3 段:說明為何應該選擇你

如果你有準備一份及格的履歷,那麼你一定也已經準備好了一份大約30秒內的自我介紹,這時在這一段中就可以簡單提及你的優勢或核心能力,告訴主管為何你很特別、為何你是這職缺的絕佳人選。

切記不需要把這一段打個太詳盡或複雜,關於你大部分的資訊應該在履歷上都可以找到,所以這一段要有點像預告片的感覺,勾起主管的興趣,讓他對你這個人有個大略的印象即可。

你可以透過「STAR法則」來具體說明你最好的經歷,也可以在這段提及你的「核心能力」,只要把這兩點寫好,你這一段基本上就可以結束了,別寫太長,這只是第一封信,別太躁進。

【STAR法則】
STAR法則指的其實是四個單字,情境(situation)、任務(task)、行動(action)、結果(result)。
情境:在什麼樣的情況?
任務:遇到什麼問題?要達到什麼目標?
行動:針對完成任務你做了什麼行動?
結果:最終達到什麼樣的成果?(最好用數據輔助)
透過這四個階段來敘述一段經歷或事件,可以幫助你寫出更加具體的文字。
不一定每一件事的敘述都需要寫滿四個階段,但你可以在一開始時就先用這方法檢驗你的每一段經歷,再從中濃縮簡寫出具體的敘述句。
【核心能力】
核心能力指的是你這個人獨有的特點,它或許是軟性技能或者是可遷移的能力。
核心能力可能並不顯而易見,但它能讓你與不同職缺結合時發揮更好的成效。舉例來說,「美感」就是一種核心能力、「對數字間的關聯很敏銳」這也是,這些都是即便你職位變換也無法改變的核心競爭力,透過介紹自己的核心能力將能如何應用在你想應徵的職缺上,可更幫助你脫穎而出。

第 4 段:補充資料

基本上一份完整的 Cover Letter 在前三段就已經結束了,這一段比較算是有的話加分,沒有也無傷大雅。

我這邊所謂的「補充資料」是指有任何除了履歷之外的資料,可以在這一段中提及,像是你準備了你的影像作品集、你的影音自傳、他人的推薦信、個人的特殊情況等等,不是那麼重要,卻又可以有種順口提及的感覺,像是蛋糕最上層的點綴,不求畫龍點睛,但求完整。

有些人可能會擔心,我需要在第一封信時就交代一些自己的特殊情況(像是行動不便或特殊要求)嗎?為什麼不能在面試時再提及呢?

請記得,找工作這件事其實就像是一場消耗戰,如果一些無法改變的條件你不先提及,最後在面試時一樣把你刷掉,其實你是在浪費自己的時間。雖然每一段經歷都有值得學習的地方,但若是能節省下一些時間把精力鎖定在更好、你更想要的工作上,反而比較符合機會成本。

記住,誠實是通往所有事情的道路。

第 5 段:最後一點,聯絡方式與感謝

在信的最後,請記得留下你的聯絡方式以及方便聯絡你的時間,除非有特殊情況,不然留下一個可以聯絡到你的電話是必須的,而且如果你無法隨時隨地的接電話(像是還有正職或晚上需上課),那麼也請在這時註明什麼時候比較方便聯絡你。

你總不會希望因為漏接了電話而跟自己喜歡的工作擦身而過吧?

另外,信件的尾端簡單的道謝,可以寫一句輕鬆的結語像是「祝你有愉快的一天」這類的片語。這算是一種禮貌,也是在告訴對方這封信到此就完整結束了,給對方的情緒一個完整的出口。


以上五點,就是完成一份 Cover Letter 的必要段落,如果說還有什麼其他訣竅的話,我想還有 3 個小點你可以在撰寫時銘記在心。

  1. 盡量使用肯定語氣,有自信但不要自負。
  2. 在信中埋伏筆,藏一些亮點在內文中,讓他們想見見你。
  3. 長度要控制在一眼晃過去就可以看完的程度,閱讀時間大約在30秒以內。

看到這裡,你是不是也已經對 Cover Letter 有更具體的想像了呢?如果你還沒有寫過,不如現在就開始寫一封看看,第一次一定無法馬上寫出簡短又精準的信,這件事沒有什麼一步登天的方法,你能做的就是不斷的寫、修改、請人給你意見,勇於嘗試永遠都是突破現狀的最好方法。

希望你也能順利找到你心目中的理想工作。 

P.S. 寫完 cover letter 了,但在妳準備送出履歷前,記得花個兩分鐘,幫履歷健檢一下吧!