在國際化的現在,通用性高的英文不僅能為求職加分,甚至可以說是找到好工作的基本條件!除了外商、海外工作必須具備流暢的英文能力以外,如果想在本土企業挑戰跨國合作,毫無疑問需要有一定水準的英文能力。

在台灣,所謂的求職信(Cover Letter)通常是指我們投遞履歷時在 e-mail 中簡要的自我介紹,也稱作應徵信、自我推薦信(在人力銀行求職時較常見的用詞),可以說是一段重要的開場白,吸引對方點開你的履歷。

如何利用 e-mail 抓住對方注意力?請參考: Cover Letter 也有玄機?求職信左右你履歷會不會被點開!

然而,當你在應徵海外的工作時,如果你看到對方明確要求你附上 Cover Letter/Job Application Letter,可就不僅是 e-mail 而已了!此時的 Cover Letter 會像是一封正式的文件檔案,通常會放在履歷前,也有通用的格式。

那麼,文件形式的 Cover Letter 應該要怎麼寫呢?接下來我們將介紹 Cover Letter 的 5 個核心內容(聯絡方式開頭應徵動機個人亮點結尾),以及 10 個 dos 及 don’ts,幫助你找到理想工作!

Part 1

聯絡方式

對於習慣將 Cover Letter 視為履歷開場白的我們來說,可能會覺得一開始就附上自己的聯絡方式很突兀。但是現在我們要寫的是正式文件形式的 Cover Letter,就像履歷一樣要將資訊分門別類地呈現清楚。

可以想像你將一封電子郵件用印表機印下來,最上方就是寄件人與收件人雙方的信箱以及信件主旨。對於 Cover Letter 來說,信件主旨就是你的全名,信箱則是對方能夠聯繫到你的所有方式,包括 e-mail 地址、手機,也可以放上你的社群或網站,像是 CakeResume、LinkedIn、Medium 等等,完整呈現你的個人品牌。

Part 2

開頭

如果你能藉由事先的調查(例如瀏覽公司的網站或是 LinkedIn)得知負責招聘的人員名字,此時親切有禮地向他打聲招呼,必定能留下良好的第一印象。如果查不到名字,則可以用整個人資團隊泛稱,例如 “ Dear Human Resources Department ”、“ Dear Hiring Manager ”。

英文中有些不限性別的名字,如果無法清楚辨別,可以稱呼對方全名。此外,有些廣發的英文 e-mail 會用 “ To whom it may concern ” 開頭,這個用法缺少了尊敬的語感,其實有些沒有禮貌,求職時建議避免使用。

打完招呼後,則可以簡述為什麼你寫這封信與對方聯繫。首先你可以用一句話說明來歷,新鮮人可以寫主修科系,有經驗的工作者則可以帶出過去工作的經歷與能力,例如「我是一位有行銷背景的產品經理」,如果能跟你要應徵的職位越相關當然越好。

接著,你可以描述你在哪裡看到這份職缺,例如求職網、公司網站或是朋友推薦等,也許可以幫助對方判斷徵才方式的效益。這一段的最後,再用兩、三句話說明自己對這份工作的熱忱與適合度。

Part 3

應徵動機

從這段開始,我們要來好好地建立應徵職缺與自己的連結。

你可以描述自己應徵這份工作的原因,可能是能力相符、認同公司文化、期待職位能夠帶來的挑戰等。

此外,也可以對公司及應徵的職位做更深入的研究,並且與自己過去的能力、經驗以及未來的職涯與規劃相符,讓對方感受到你已經「已經準備好了」。

Part 4

個人亮點

這段可以說是整封 Cover Letter 最重要的部分了!如果你能夠寫一封好履歷,這段呈現個人亮點的內容絕對難不倒你,你需要:

  1. 清楚這份職缺所需要的技能與經驗要求
  2. 列出所有與這份職缺相關的過去經驗和成就
  3. 選幾個特別突出的成就,讓對方一眼就看到你的優秀!

如同撰寫履歷一般,記得避像 Job Description 一樣平鋪直敘地列出你做過的事情,可以使用數據來讓你的工作成就呈現得更加清楚,也可以幫助對方了解你能為他們帶來多少價值!

Part 5

結尾

寫完前面一大段文字後,當然要好好感謝對方花費時間閱讀你的 Cover Letter,並且提醒對方這份郵件同時還有其它附件,例如履歷、作品集、與工作相關的證照等等,請他們要記得閱讀。

最後,別忘記署名!雖然只是個小細節,卻是一封完整的信件不可缺少的部分。使用結尾語(例如 Sincerely, Yours, Best regards)加上你的全名。

10 大英文 Cover Letter 的 Dos and Don’ts

You should do these:

  • 為不同的職缺、產業、公司客製化你的 Cover Letter。
  • 描述能力時多使用關鍵字(可參考應徵職缺的 Job Description),幫助對方快速了解你的能力。
  • 量化過去的成就,並延伸為你可以帶給應徵公司的價值。
  • 事先深入調查應徵的職缺及公司,並且在 Cover Letter 中展現你做過的功課。
  • 寄出前,務必反覆確認,包括用詞、錯字、冗言贅字,甚至是最重要的對方名字與公司名稱等等。

You should not do these:

  • 不要寫得太冗長,以一頁 A4 為限。
  • 在撰寫你的經驗時,避免使用過多形容詞、沒有客觀標準的描述。
  • 不要複製貼上任何模板,請讓你的 Cover Letter 更有溫度及個人風格。
  • 別直接照抄履歷上的文字,而是要精選特別亮眼的內容重新闡述。
  • 千萬不要批評前公司、同事或主管和老闆。

看完以上的介紹後,相信你對於一封英文的 Cover Letter 該具備什麼內容已經有基本的認識了。如果還是有點困惑,歡迎到 這篇文章 參考 6 種針對不同工作撰寫的 Cover Letter 模板!