10 Pertanyaan Exit Interview dan Contoh Formnya!

Dalam setiap perusahaan, karyawan memiliki hak untuk mengajukan resign atau mengundurkan diri dari perusahaan. Tahapan clearance kerja ini, tidak hanya berupa karyawan meninggalkan surat pengunduran diri, lalu melepaskan karyawan. Ternyata diperlukan beberapa tahapan formal dari saat pemberitahuan mengundurkan diri hingga tanggal berakhirnya karyawan bekerja. Salah satu tahapan yang harus dilakukan perusahaan ketika karyawan resign adalah exit interview. 

Apa itu exit interview dan apa tujuan exit interview? Sama halnya ketika perusahaan ingin merekrut karyawan, pasti memerlukan interview untuk mengetahui kemampuan calon karyawan. Ketika karyawan tersebut resign, perusahaan juga perlu mengetahui penyebab karyawan resign agar bisa memperbaiki manajemen perusahaan kedepannya.

Untuk mengembangkan nilai perusahaan, kamu harus melakukan exit interview kepada karyawan yang ingin mengundurkan diri. Kamu bisa simak artikel ini untuk penjelasan exit interview, contoh exit interview, dan juga pertanyaan exit interview. 

Pertama-tama, mari ketahui terlebih dahulu apa yang dimaksud dengan exit interview. Pada praktiknya, exit interview adalah wawancara HRD perusahaan dengan karyawan yang ingin mengundurkan diri. Biasanya dilakukan sesaat sebelum tanggal terakhir karyawan bekerja dan setelah melakukan one month notice. 

Perlu diingat bahwa exit interview bukan merupakan ajang mempertahankan karyawan supaya tidak jadi mengundurkan diri. Justru exit interview seharusnya dijadikan kesempatan untuk mengetahui dan mengumpulkan ulasan dari karyawan yang akan mengundurkan diri, serta berusaha memperbaiki manajemen perusahaan berdasarkan ulasan tersebut.

Lantas, exit interview dilakukan oleh siapa? Karena exit interview adalah cara terbaik untuk mengakhiri hubungan kerja antara perusahaan dan karyawan, maka pihak terkaitnya adalah HRD perusahaan dengan karyawan yang bersangkutan. Exit interview tidak harus dilakukan secara tatap muka, melainkan bisa dilakukan secara online atau melalui telepon. Dari hasil exit interview, HRD juga bisa memperoleh insight untuk mengembangkan proses rekrutmen dan meningkatkan nilai perusahaan sebelum mulai merekrut kandidat baru. 

Seperti yang dibahas di atas, exit interview membantu perusahaan untuk menemukan kekurangan dalam pengelolaan manajemen perusahaan. Berdasarkan feedback atau ulasan karyawan selama bekerja di perusahaan, HRD bisa menarik kesimpulan hal mana yang memerlukan perbaikan. Apa fungsi dan kegunaan exit interview karyawan yang keluar dari perusahaan? Manfaat exit interview adalah sebagai berikut:

1. Mengumpulkan wawasan yang bermanfaat

Biasanya survei yang dikumpulkan perusahaan tidak begitu efektif, karena karyawan yang mengisi survei tersebut masih menjadi bagian dari perusahaan dan hasilnya kurang tepat. Sebaliknya exit interview bisa jadi cara efektif perusahaan memperoleh ulasan secara jujur dari karyawan. Seperti yang diketahui, exit interview adalah wawancara karyawan yang akan mengundurkan diri, maka karyawan tersebut tidak menjadi bagian perusahaan lagi, namun pernah menjadi bagian perusahaan. 

2. Membangun budaya perusahaan yang positif

Dengan adanya exit interview, membantu perusahaan mempertahankan budaya kerja yang positif. Saat perusahaan memperlakukan karyawan yang akan mengundurkan diri dengan sikap hormat dan apresiasi, akan membuat karyawan yang masih berada di perusahaan merasakan etika kerja profesional. Dengan demikian, karyawan dapat lebih fokus dalam menjalankan tugas di perusahaan. 

3. Menemukan konflik yang ada

Selain memperoleh wawasan, exit interview adalah cara terbaik menemukan konflik di antara karyawan. Karyawan cenderung lebih terbuka dan jujur dalam tahap exit interview ini. Perusahaan bisa menemukan konflik yang sebelumnya belum terpecahkan.

4. Membantu mempertahankan karyawan terbaik

Salah satu tujuan exit interview yang terpenting adalah mempertahankan karyawan. Bukan berarti menahan karyawan yang akan mengundurkan diri. Tapi dari ulasan dan pengalaman karyawan yang mengundurkan diri tersebut, perusahaan bisa menarik kesimpulan secara garis besar permasalahan yang mungkin dialami karyawan semasa kerja. Perusahaan juga bisa menemukan pola dan alasan mengapa karyawan mengundurkan diri. 

5. Membentuk citra perusahaan yang baik

Exit interview bisa meningkatkan citra perusahaan menjadi lebih baik. Setidaknya pengalaman kerja hingga hari terakhir karyawan bekerja masih mendapat perlakukan baik dari perusahaan. Dengan demikian, karyawan juga bisa dengan sendirinya memberikan persepsi yang baik terhadap perusahaan. 

Setelah mengetahui apa itu exit interview dan tujuan exit interview, kamu bisa lihat contoh pertanyaan dalam form exit interview berikut ini:

1. Mengapa Anda memutuskan untuk keluar dari perusahaan?

Pertanyaan ini bisa memberikan perusahaan wawasan tentang masalah yang mungkin harus diatasi. Misalnya adanya konflik atasan kerja atau rekan kerja, kurangnya komunikasi, atau pengembangan karir yang kurang memadai.

2. Bagaimana hubungan Anda dengan atasan dan rekan kerja lainnya?

Dengan mengetahui jawaban karyawan, perusahaan bisa menyimpulkan interaksi yang dimilikinya dengan rekan kerja selama bekerja di perusahaan. Jawaban karyawan juga bisa memberikan wawasan tentang budaya kerja dan ruang lingkup kerja di perusahaan. 

3. Apakah Anda sering menerima feedback yang membangun dari atasan Anda?

Jawaban dari karyawan bisa mengidentifikasi apakah karyawan merasa dihargai, didengar, bahkan menerima feedback yang membangun.

4. Apakah Anda merasa dihargai dan diakui oleh perusahaan?

Pertanyaan ini dapat membantu perusahaan mengevaluasi pengelolaan SDM yang dimiliki perusahaan, apakah sudah berhasil membuat karyawan merasa dihargai sebagai bagian dari perusahaan.

5. Apa yang Anda sukai dari pekerjaan Anda? Apakah pekerjaan Anda dirasa bermanfaat, menantang, atau terlalu mudah?

Perusahaan bisa menemukan hal yang perlu diperbaiki dari kolom deskripsi pekerjaan dan bisa jadi pelajaran saat akan merekrut karyawan baru di posisi yang sama. 

6. Apa suka duka Anda selama bekerja di perusahaan kami?

Jawaban karyawan bisa memberikan ulasan tentang hal yang disukai dan tidak disukai tentang perusahaan. Bisa mencakup kebijakan, prosedur kerja, lingkungan kerja, maupun interaksi dengan atasan. 

7. Apakah perusahaan ini berhasil membuat Anda berkembang?

Hubungan kerja sudah seharusnya bisa membuat kedua belah pihak berkembang. Dari jawaban karyawan ini, perusahaan bisa mengevaluasi apakah ilmu lapangan yang diperoleh telah membantu karyawan berkembang dalam perjalanan karir mereka.

8. Bagaimana Anda menggambarkan budaya perusahaan kami?

Pertanyaan ini dapat membantu perusahaan mengetahui pandangan karyawan terhadap budaya perusahaan. Baik atau buruk pandangan tersebut, bisa dijadikan evaluasi untuk berkembang lebih baik kedepannya.

9. Apakah Anda memiliki saran untuk perusahaan?

Ini merupakan pertanyaan terbuka, dan karyawan bisa bebas mengungkapkan pendapat mengenai saran yang ingin disampaikan. 

10. Apakah Anda memiliki komentar atau masalah lain yang ingin Anda bagikan?

Meskipun exit interview yang dilakukan perusahaan sudah menyeluruh, di akhir interview, kamu bisa menyelipkan pertanyaan ini. Biasanya karyawan mungkin belum memiliki keberanian untuk mengungkapkan masalah yang dihadapinya. Tapi jika perusahaan memberi kesempatan, mereka akan bisa lebih terbuka menyikapinya. 

Berikut adalah contoh form exit clearance Bahasa Indonesia yang bisa kamu pelajari:

Untuk menjalankan exit interview yang baik, kamu bisa mengikuti tahapan sebagai berikut:

1. Tentukan pewawancara dan lakukan persiapan

Biasanya hanya salah satu perwakilan dari HRD yang akan melakukan exit interview. Atau, untuk beberapa perusahaan yang belum memiliki tim HRD internal, bisa merekrut perusahaan human resources eksternal untuk melakukan interview. Pastikan pewawancara yang dipilih tidak membuat karyawan merasa tertekan dengan interview tersebut.

2. Mintalah karyawan untuk mengisi survei tertulis

Sebelum memulai proses exit interview, kamu bisa meminta karyawan menulis survei tertulis. Hal ini bisa memudahkan karyawan mengungkapkan hal penting sebelum interview. Beberapa karyawan mungkin merasa lebih nyaman menulis sesuatu daripada membicarakannya secara langsung.

3. Jadwalkan exit interview tatap muka

Biasanya karyawan akan memberikan one month notice sebelum mereka meninggalkan perusahaan. HRD bisa menjadwalkan exit interview seminggu sebelum tanggal terakhir karyawan bekerja, atau bahkan tepat di hari terakhir karyawan bekerja. Namun beberapa perusahaan bisa menetapkan waktu exit interview setelah karyawan resmi meninggalkan perusahaan, untuk menciptakan suasana yang lebih kasual.

4. Dengarkan dan catat feedback karyawan

Selain memberikan pertanyaan kepada karyawan, HRD harus mendengarkan dengan seksama setiap jawaban karyawan. Ini terdengar sederhana tapi penting, karena apa yang dikatakan karyawan merupakan hal yang berdampak besar bagi perkembangan perusahaan. 

Sebelum melakukan exit interview, kamu harus memperhatikan beberapa hal berikut:

Hal yang harus dilakukan:

• Menjelaskan alasan mengapa memerlukan exit interview ini. Perusahaan bisa memaparkan alasan mengapa melakukan exit interview agar karyawan juga bisa menjawab dengan baik dan jelas.
• Memberitahukan karyawan bahwa exit interview bersifat konfidensial. Segala jawaban karyawan tidak akan disebarkan kepada pihak manapun selain untuk kepentingan perusahaan.
• Lakukan exit interview tatap muka. Impresi yang didapatkan dari interview tatap muka akan lebih baik daripada wawancara online.
• Gunakan pertanyaan yang sama untuk setiap karyawan. Alasannya adalah untuk menemukan “pola” jika ada beberapa karyawan dari departemen yang resign dalam waktu berdekatan. 

Hal yang harus dihindari:

• Hindari pertanyaan personal. Perusahaan harus tetap bersikap profesional ketika melakukan exit interview, dan hindari pertanyaan terlalu personal yang membuat karyawan tidak nyaman.
• Hindari gosip atau mitos perusahaan. Jika dalam interview, karyawan membicarakan gosip perusahaan, usahakan untuk tidak terlibat di dalamnya.
• Hindari opini pribadi kepada karyawan. HRD bertindak sebagai perwakilan perusahaan, jadi opini pribadi HRD kurang tepat dalam exit interview.
• Hindari meminta karyawan untuk mempertimbangkan kembali keputusannya. Exit interview merupakan tahap akhir ketika seorang karyawan ingin mengundurkan diri. Dan tujuan exit interview adalah untuk memperoleh ulasan dan umpan balik dari karyawan, bukan untuk mempertahankan karyawan tersebut. 

Kesimpulan

Exit interview adalah tahap dimana perusahaan menyatakan kesiapan untuk melepaskan karyawan dari masa kerjanya, dan juga bentuk apresiasi perusahaan terhadap karyawan. Tanpa adanya exit interview, mungkin karyawan akan merasa tidak dihargai, karena pemutusan kerja ini berkaitan dengan dua pihak, yaitu perusahaan dan karyawan.

Exit interview tidak perlu berjalan terlalu formal, karena di tahap ini, biasanya HRD sudah mengenal karyawan. Bisa dilakukan secara informal, dengan tidak meninggalkan etika profesional kerja. 

--- Ditulis Oleh Rachel Vanadya ---