【婉拒信範本】如何婉拒面試或工作 offer?婉拒信 3 要素,與企業好聚好散

如果你點進來這篇文章,表示你成功挑戰了履歷、自傳、求職信、作品集、面試等重重關卡,終於拿到工作 offer 了!接下來,我們需要作出抉擇,選定要接受的 offer,因此需要婉拒後續拿到的工作 offer 以及面試機會。在這個階段,我們求職者擁有比較多的主導權,但千萬別因此就開始鬆懈。在條件談判、婉拒工作 offer 等最後階段,依然需要保持積極、禮貌、圓融,才能讓我們與沒有緣分的機會好好說再見,甚至建立人脈和良好的印象。

關於婉拒工作 offer 和面試,HR 的真心話

1. 收到婉拒 offer 和面試拒絕信,心痛也好過被已讀不回

可以想像人才就是 HR 的業務,業績不好當然會有壓力。所以比起空等,HR 會更希望你盡快給他一個確定的答案,讓他可以趕緊再聯繫下一個人。畢竟在他等你回覆是否接受工作 offer 的時候,其他優秀的人才可能就被搶走了!我們擔心兩頭空,HR 也擔心啊~

2. 工作 offer、面試被拒絕會煩躁,但不至於會記恨

剛進入職場的新鮮人難免擔心踩到對方的地雷,但是工作本來就是一個大決定,身經百戰的 HR 都可以理解。只要婉拒面試或工作的過程中沒有太過分的行為,像是答應了卻反悔、惡意批評等,HR 不會把一位誠懇有禮的求職者放進黑名單的。

婉拒工作面試注意 3 個重點

1. 拖延時間
若是還在選擇或等待其他工作 offer,應該積極與 HR 溝通回應。主動訂出可以確認結果的時間點,讓 HR 明確瞭解狀況並規劃後續安排,也避免被留下不負責任或已讀不回的負面印象。

2. 內容冗長
寫婉拒信時,需要委婉客觀的描述自身情況。表示婉拒錄取的原因時,盡量簡潔明確的表達想法,避免修飾過多的語句導致信件冗長,同時還要讓 HR 多花時間猜測你的意思。

3. 惡意批評
在說明婉拒錄取的理由時,要記得避免主觀批評與評論。基於應徵公司的禮貌,也不該有比較、提及其他公司的條件內容。否則不僅讓人感到不尊重,也留下了勢利、無禮的觀感。

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利用合宜的態度和方式拒絕工作或是面試,並不會成為職涯的污點。

收到工作 offer 和面試通知,寄出婉拒信的 3 個情境

接受一份工作 offer 象徵很多意義,可能是承擔責任、生活改變、時間重新分配等等,我們不像前面的階段只需要奮不顧身向前衝, 所以不管是拒絕或是接受工作 offer、面試機會 ,都是一段更需謹慎的決策過程。拿到工作 offer 和面試通知後,你可能會面臨 3 個情境:

1. 已經拿到最理想的工作 offer

恭喜你!你可以直接下拉看看 如何拒絕其他的工作 offer 及面試機會

2. 對工作 offer 還有點不滿意,婉拒工作前主動寫信爭取

關於工作的所有大小細節,不管是薪資待遇或是職位及工作內容,如果有疑慮或是不甚滿意的地方,建議在面試時就應該和企業達成共識。俗話說「見面三分情」,當面詢問不僅能立即得到回應,也比較有討論的空間。通常面試結束後企業會認定你已經接受所有條件,除了白紙黑字寫在 offer letter 上面以外,基本上已經大致底定。

新鮮人因為取代性較高,談判空間有限,但是若有任何想要確認或是調整的項目,依然可以再主動回信詢問,畢竟工作佔了生活的很大一部分,應該盡量避免讓自己長期忍耐不合適的條件。如果希望能再提升待遇,主動發一封誠懇有禮的詢問信吧!也許你剛好是對方很需要的人才,能夠因此爭取到更好的條件呢。

3. 婉拒錄取 offer,選擇更想要的工作

如果手上沒有太多選擇,過了這個村,就沒那個店,最怕的就是拒絕手上這份工作後落得兩頭空!此時的焦慮程度不亞於求職的其他階段,但是切記,就算再怎麼進退兩難,也絕對不能裝聾作啞。

一般來說,HR 在招募人才時都會有各階段的時程,大公司的時程可能會拉得更長,所以會有一些緩衝時間。然而,這也不代表我們可以心安理得地一直拖延下去。如果 HR 彼此互通有無,我們的無禮可能會在未來對自己產生負面的影響。

雖然有些緩衝時間,但每間公司的規劃不同,此時我們需要做的就是積極主動溝通,不要讓對方覺得你不負責任、姿態擺很高。如果正在等待更理想的工作 offer B,可以先向已經發給你工作 offer A 的企業表達「目前手上有好幾個選擇,希望能夠再多一點時間考慮」,並且主動訂出時間點,同時再寫信詢問 B 公司什麼時候可以通知結果。如果 A 公司對你提出的時間感到為難,你也可以直接請他訂出一個時間,盡量把握主導權,但是圓融地溝通。

如果你正在等待理想公司發出工作 offer,但同時接到了其他工作的面試通知,不妨去試試看吧!畢竟練習永遠不嫌多。但若是對方詢問你的求職近況,可別傻傻的說出這場面試只是一場練習!沒有人喜歡被當作備胎,建議可以婉轉且誠實地回答:「我已經拿到其他 offer,但因為對貴公司及這份工作很有興趣,因此仍然希望有機會能夠深入了解。」

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寄出婉拒信前,務必確保自己已經思考過所有可能性並留下彈性調整的空間。

決定拒絕工作 offer 或面試機會,如何寫婉拒信?

如果你不確定自己是否真的不想要這份工作,可以參考 新鮮人第一份工作怎麼選?5 大指標找到理想工作 中提到的各個面向去做分析。若是在所有的疑慮都解決後,你決定要拒絕這個工作 offer 或面試,那麼你將會需要坐下來,細心地寫一封包含以下 3 個元素的婉拒與感謝信:

1. 婉拒信開頭:感謝企業的欣賞及花費的時間心力

我們找工作很累,企業找人也是一段不容易的過程。若是應徵大公司更需要經歷層層關卡,從寄出履歷到實際報到耗時數個月也是正常的。因此,在婉拒 email 的開頭先感謝對方花費許多時間與力氣進行接洽、面談、對我們才能的肯定等等,可以讓 HR 感受到我們理解他所花費的心力,也能為後續的婉拒先鋪陳一個正向的情緒給對方。

2. 婉拒信正文:正式拒絕工作 offer/面試機會

雖然說「人情留一線,日後好相看」,但是請體諒 HR 可能已經找人找得心很累,拒絕的立場要明確清楚地表達,不要修飾過頭結果反而語意不清,讓對方還要花時間猜測你的意思。

  • 婉拒工作 offer

建議可以大略提一下婉拒錄取的理由,讓對方感受到你的確有深思熟慮過,而非輕率地拒絕。比較客觀的答案包括「已經接受其他工作 offer 」、「與個人職涯規劃不符」、「薪資福利不符合期待」等等。此處最避諱的是主觀的批評和評論,像是「面試時感覺到無法與主管相處」、「公司或是職位的發展性不高」、「公司的設備太過老舊」等等。雖然可能是大實話,可是這樣的理由不僅讓人感受到我們的不專業,而且還會在對方心裡留下刻薄的印象。

  • 婉拒面試

既然投遞履歷了,想必你有一定的意願到這間公司工作,若此時手上沒有任何工作 offer,應當前往面試。婉拒面試最恰當的理由當然是因為已經取得理想的工作 offer,所以不需要再浪費彼此後續的時間和心力。如果你還沒取得工作 offer 但想要婉拒面試,則應該謹慎說明原因(可能是生活狀態改變、客觀條件無法滿足,例如突然需要能立即 onboard 的工作、因為不可抗力因素所以不能配合長達三個月的招募時程等等),別讓對方覺得你沒有認真看完 JD 就投遞履歷、應徵工作,會給人留下草率的印象。

3. 婉拒信結尾:再次致謝及保持聯絡

我們的婉拒 email 來到了尾聲,如何好好地與這個機會說再見呢?

此時 HR 可能正處於煩躁的狀態,被拒絕是一種負面的情緒,但我們無法避免這個階段,所以在婉拒後我們可以重申自己對於收到面試邀約和這份工作 offer 的感謝,緩和信件的氣氛。

  • 婉拒面試邀約:

表示婉拒面試的原因後,可以再次提及「感謝貴公司的肯定」、「於面試過程中收穫良多」、「感謝主管給予的指導」、「謝謝 HR 的細心安排」等等,跟開頭表達類似的意思(但是記得要抽換詞面!)讓對方知道我們深刻理解這個機會促成的不易,對於自己現階段無法接受,真的覺得很遺憾。

婉拒信 — 婉拒面試邀約範本

〇〇〇(HR 姓名/企業名稱)您好,

感謝貴公司給予肯定和青睞,也感謝您花費時間閱讀我的履歷。因為已經取得其他 offer/時程考量/職涯規劃變動(...etc 婉拒面試的原因),在深思熟慮之後,決定婉拒面試。

感謝您肯定我的履歷及能力,很遺憾在現階段無法加入貴公司,期待日後有機會能夠合作。

祝福貴公司徵才順利、業務蓬勃!

△△△ 敬上

婉拒錄取工作:

在信件結尾時,可以再次感謝貴公司的青睞並且給予對方祝福及保持連結,像是「祝福貴公司業務蓬勃順利」、「預祝貴公司徵才順利」、「期待未來有機會能再合作」等等,使用正面的文字肯定,並且不把話說死,留下與這間公司、HR 或是面試官的弱連結。

婉拒信 — 婉拒工作錄取範例

〇〇〇(HR 姓名/企業名稱)您好,

感謝貴公司給予肯定和青睞,藉由面談我更加了解公司的理念與願景,也很榮幸能夠錄取如此有挑戰性的工作。因為薪資考量,以及取得了其他與職涯規劃較為接近的機會,在深思熟慮之後,決定婉拒 offer。

感謝您於面試時詳盡回答我許多與這份職位以及產業的相關問題,讓我受益良多,也謝謝您給予我職涯上的建議。很遺憾在現階段無法加入貴公司,期待日後有機會能夠合作。

祝福貴公司徵才順利、業務蓬勃!

△△△ 敬上

除了能力,找工作也是很需要運氣的一件事。能夠拿到工作 offer 或是面試邀請都是一個難得的緣分,所以我們應該好好處理每個沒有緣分的機會,也許這過程中接觸的人都能成為未來的貴人!如果你恰巧進入了拒絕工作 offer、面試後又要重新投履歷的階段也別氣餒,可以參考 新鮮人找工作?5 個心態讓你畢業就有競爭力! 的內容持續準備自己。

祝福大家求職順利,找到理想的工作!

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