Cara Membuat Jobdesk yang Efektif dan 10 Contohnya!

Salah satu hal yang wajib dan tidak boleh dilupakan saat ingin mengunggah lowongan pekerjaan adalah mencantumkan job desk pekerjaan. Penulisan job desk yang tepat bukan hanya membantumu mendapatkan kandidat yang relevan dan memiliki kualitas tinggi, namun juga akan membantu para pelamar untuk mengetahui ekspektasi perusahaan terhadap pekerjaan tersebut.

Dilansir dari Journal Management, Business, dan Accounting Vol. 21 karya Nidyawati tahun 2022, job description dan kepuasan kerja berpengaruh sebesar 76% terhadap peningkatan produktivitas kerja karyawan. Artinya, penulisan job desk yang tepat dalam proses rekrutmen karyawan akan membantu para karyawan mengetahui tuntutan pekerjaannya dan menambah produktivitas yang berdampak positif untuk karyawan serta perusahaan dalam jangka panjang.

Apa itu Job Desk?

Job desk menurut Talenta adalah petunjuk atau gambaran terhadap detail pekerjaan yang sebelumnya sudah ditetapkan. Sementara menurut Mondy dan Martocchio (2016), job desk artinya sebuah penjabaran pekerjaan yang sudah dirincikan sesuai jabatan yang telah ditentukan. 

Jadi, dalam cara membuat job desk, perlu disesuaikan dengan setiap jenis pekerjaan. Job desk sebuah pekerjaan isinya akan berbeda dengan job desk pekerjaan yang lain. Sebagai perusahaan atau organisasi pun penting untuk tidak hanya asal rekrut, namun mengetahui kepentingan dan manfaat posisi yang dibuka untuk pengembangan perusahaan.

Manfaat Menyusun Job desk

Setelah mengetahui definisinya, tentunya kamu juga akan bertanya apa sih manfaat dari menyusun job desk. Berikut adalah 4 manfaat yang bisa didapatkan dari menyusun job desk yang tepat:

1. Mengalokasikan Sumber Daya Manusia yang Lebih Baik
   Dengan cara menyusun job description yang benar, perusahaan akan terbantu untuk menilai kinerja karyawan. Apabila karyawan tidak menjalankan tugasnya dengan baik, perusahaan dapat menindaklanjuti masalah dan memastikan bahwa karyawan benar-benar bisa menjalankan job desk pekerjaan yang ditugaskan. Job desk menjadi daya ukur dalam pembentukan proses alokasi sumber daya manusia yang lebih baik, sehingga memenuhi standar perusahaan dan menjaga kinerja karyawan selama bekerja.
2. Memberikan Pedoman yang Jelas Untuk Proses Onboarding Karyawan
   Dengan adanya job desk pekerjaan perusahaan akan lebih mudah membimbing karyawan selama proses onboarding. Job desk dapat dijadikan acuan tentang keseharian tanggung jawab pekerjaan yang harus dilakukan, serta tools atau kelengkapan lain yang diperlukan untuk mendukung pekerjaan karyawan.
3. Mempermudah Penilaian Performa Karyawan
   Biasanya akan ada periode dimana perusahaan melakukan penilaian dan evaluasi terhadap performa karyawan. Ada yang di tengah tahun, ada juga yang di akhir tahun, atau bahkan di keduanya. Membuat job desk pekerjaan akan membantu perusahaan melakukan evaluasi mengikuti tolak ukur dari job desk dan memberi penilaian yang lebih relevan terhadap kontribusi karyawan terhadap pengembangan perusahaan.
4. Memberi Motivasi Kepada Karyawan
   Tidak hanya untuk perusahaan, job desk juga bermanfaat untuk pelamar kerja bahkan saat sebelum menjadi karyawan. Dengan mengetahui job desk pekerjaannya, pelamar dapat menilai dirinya sendiri apakah mampu mengerjakan ekspektasi perusahaan. Setelah diterima, job desk pekerjaan membantu karyawan untuk menjaga kualitas kerjanya, bahkan membuat karyawan merasa tertantang untuk berbuat lebih banyak dalam pekerjaannya.

Membuat dan menerbitkan job desk juga tidak boleh sembarangan, kamu bisa memperhatikan 10 aspek berikut yang dapat membantumu saat ingin membuat job desk pekerjaan

1. Padat, Jelas, dan Menarik

Tidak hanya menulis dari sisi kebutuhan kandidat seperti apa yang perusahaan butuhkan, tapi bayangkan jika kamu pelamar kerja, lowongan pekerjaan beserta job desk seperti apa yang akan menarik perhatianmu? Keterangan pada job desk pekerjaan tidak perlu panjang lebar, cukup merangkum dengan padat dan jelas semua keperluan yang dibutuhkan perusahaan terhadap bidang tersebut. Jika panjang lebar justru akan membingungkan kandidat dan membuat mereka segan untuk mendaftar.

2. Jangan Copy Paste

Dengan banyaknya lowongan pekerjaan dengan bidang yang sama, tentunya kamu dapat dengan mudah menuliskan job desk pekerjaan dengan cara copy paste. Namun sebenarnya penting untuk memodifikasi kembali mengenai kebutuhan pekerjaan tersebut di perusahaanmu, penting untuk menyesuaikan job decription dengan tujuan perusahaan, level, gaji, dan lain-lain.

3. Cantumkan Skill yang Diperlukan

Dalam setiap bidang pekerjaan, tentunya ada soft skills dan hard skills yang wajib dikuasai namun ada juga skills yang sifatnya menjadi nilai plus jika si kandidat dapat menguasainya. Maka, bagilah kemampuan-kemampuan tersebut di lowongan pekerjaanmu, mana yang wajib, mana yang menjadi nilai plus. Dengan begitu dapat memberikan ekspektasi yang jelas ke pelamar dan membuat perusahaanmu lebih approachable.

4. Perhatikan Tata Bahasa

Dalam menuliskan job desk, perhatikan juga tata bahasamu, bukan dalam aspek linguistik namun dalam aspek sosial. Jangan sampai penulisan kata-kata dalam job desk pekerjaanmu menyudutkan satu organisasi tertentu, apalagi memihak suatu golongan tertentu untuk mendaftar. Kamu perlu memastikan kata-kata yang ada tidak melukai siapapun dan membuka pintu selebar-lebarnya untuk siapa saja dengan kemampuan yang sesuai untuk bergabung.

5. Perhatikan 3 Faktor Spesifik

Ada 3 faktor yang harus kamu bedakan ketika menuliskan job desk pekerjaan, yaitu kemampuan seorang individu dalam menguasai keterampilan yang dibutuhkan, kecocokan kandidat dengan pekerjaan tersebut, dan potensi kandidat untuk bisa berkembang dalam peran tersebut. Maka itu dari awal, sebaiknya tuliskan hal-hal yang akan dilakukan dalam rutinitas sehari-hari, bukan hanya menuliskan detail lain akan dibicarakan kembali atau sejenisnya.

6. Diskusikan dengan Karyawan Saat Ini

Dalam menuliskan job desk pekerjaan, perusahaan juga perlu melakukan diskusi dengan karyawan yang berada dalam tim dan bidang pekerjaan yang sama untuk mengetahui masukan dan pendapat mereka terhadap job desk yang dituliskan. 

Contoh saat membuat job desk untuk merekrut seorang akuntan baru, maka tanya dan diskusikan job desk saat ini dengan tim akuntansi atau rekan kerja di bidang sesama akuntansi. Hal ini akan sekaligus menjadi kesempatan untuk menambahkan pekerjaan yang belum tercantum atau mengurangi deskripsi mengenai kewajiban yang saat ini sudah tidak perlu dilakukan lagi.

7. Update Job desk Secara Berkala

Perbaharui isi job desk pekerjaan setiap kamu ingin melakukan rekrutmen terhadap bidang tersebut atau saat masuk ke kalender tahun yang baru. Kamu bisa mengetahui apa saja pembaharuan pekerjaan dengan bertanya ke manajer tim atau rekan kerja di bidang yang sama. Hal ini dilakukan agar keterangan yang nantinya kamu tulis dalam job desk sudah merupakan deskripsi terbaru, sehingga kandidat yang melamar pun kualifikasinya cocok dengan apa yang diharapkan perusahaan.

8. Tulis Sesuai Kultur Perusahaanmu

Kadang ketika kamu ingin menulis lowongan pekerjaan, tidak jarang kamu pun melihat referensi lowongan yang serupa di portal-portal pencari pekerjaan. Namun, penting untuk tidak hanya mengikuti kata-kata dalam lowongan pekerjaan perusahaan secara harfiah. Tulislah deskripsi pekerjaan dengan gaya dan budaya perusahaanmu sendiri. Ini akan mencerminkan karakter dan nilai-nilai yang dibangun dalam perusahaan, serta menjadi daya tarik bagi para kandidat yang tertarik untuk melamar.

9. Tonjolkan Kelebihan Perusahaanmu

Semua orang suka membaca keuntungan yang bisa didapatkan ketika mereka masuk ke suatu perusahaan tertentu — employee benefit. Kamu dapat menonjolkan aspek-aspek positif serta kelebihan perusahaanmu untuk menarik para kandidat.

Contoh kamu sedang menuliskan uraian pekerjaan untuk bidang product di startup E-Commerce di Indonesia, maka kamu dapat menonjolkan, misalnya, lingkungan yang suportif dan dinamis, pertumbuhan karir yang cepat, jam kerja yang fleksibel, asuransi korporat, sampai voucher belanja di E-Commerce tersebut maupun teh/kopi gratis yang disiapkan kantor.

10. Buat Job Desk dari Perspektif Pelamar Kerja

Tentunya tidak hanya pelamar kerja yang bersaing untuk mendapatkan pekerjaan, perusahaan juga bersaing untuk mendapatkan kandidat terbaik yang sesuai dengan kualifikasi yang diinginkan. Maka itu, selain menampilkan semua job desk pekerjaan yang harus dilakukan, tanyakan ke dirimu, jika kamu sebagai pelamar kerja, kira-kira hal apa lagi yang akan menarik perhatianmu untuk melamar? Selain kelebihan perusahaanmu, kamu juga dapat mencantumkan lokasi kantor, perkiraan gaji, penghargaan yang pernah diterima, dan lain-lain untuk menarik perhatian para pelamar kerja.

Berikut adalah beberapa contoh job desk karyawan dari berbagai bidang pekerjaan yang dapat kamu jadikan referensi sewaktu ingin menulis lowongan kerja. Tidak perlu panjang lebar, kamu dapat menuliskan contoh job description secara sederhana seperti ini:

1. Contoh Job Desk Product Manager

2. Contoh Job Desk Business Development Specialist

3. Contoh Job Desk Digital Marketing Specialist

4. Contoh Job Desk Social Media Specialist

5. Contoh Job Desk Content Writer

6. Contoh Job Desk Software Engineer

7. Contoh Job Desk Akuntan

8. Contoh Job Desk HRD

9. Contoh Job Description Desain Grafis

10. Contoh Job Description Karyawan Pabrik (Operator Produksi)

Kesimpulan

• Job desk adalah rincian tugas atau kewajiban yang perlu diselesaikan dalam suatu pekerjaan tertentu. Job desk satu pekerjaan akan berbeda dengan pekerjaan lainnya.
• Manfaat menyusun job desk adalah untuk mengalokasikan sumber daya manusia dengan lebih baik, memberi pedoman yang jelas untuk proses onboarding karyawan, mempermudah penilaian performa karyawan, dan memberi motivasi kepada karyawan
• 10 Cara membuat job desk yang benar adalah dengan menuliskannya secara padat, jelas, dan menarik, hindari copy paste, cantumkan skills yang diperlukan, perhatikan tata bahasa, perhatikan 3 faktor penting yang spesifik, diskusikan dengan karyawan saat ini, perbaharui job desk secara berkala, tulis sesuai kultur perusahaan, tonjolkan kelebihan perusahaan, dan buatlah dengan menggunakan perspektif pelamar kerja. 

Ingin rekrut karyawan yang berkualitas? Pasang loker gratis untuk 3 iklan lowongan kerja pertamamu di CakeResume. Ikuti juga blog kami untuk mendapatkan tips dan tutorial bermanfaat seputar perekrutan, atau langsung saja hubungi kami untuk informasi lebih lanjut.

--- Ditulis Oleh Leony Jardine ---