Begini Cara Menyusun SOP Rekrutmen Karyawan dan Contohnya!

Kamu ingin mengembangkan perusahaan kamu hingga mencapai kesuksesan? 

Merekrut karyawan yang tepat adalah kuncinya. Dengan orang-orang yang berkualitas, produktivitas dan pendapatan perusahaan akan meningkat, pengeluaran perusahaan juga akan berkurang.

Untuk itu, penting sekali bagi kamu untuk membuat SOP rekrutmen karyawan. Perlu diketahui bahwa SOP rekrutmen karyawan bukan hanya sekedar dokumen panjang yang dibuat untuk formalitas. Melainkan, SOP rekrutmen karyawan adalah sumber utama yang menyelaraskan dan menginformasikan tim HRD untuk menerapkan upaya rekrutmen yang paling produktif.

Bagaimana cara membuat SOP rekrutmen yang detail dan sederhana namun efektif? Baca artikel CakeResume untuk mendapatkan rahasianya dan juga contoh SOP rekrutmen karyawan!

Standard Operating Procedure (SOP) adalah pedoman dan panduan yang ada di perusahaan untuk menyelesaikan tugas tertentu. SOP biasanya dibuat untuk karyawan lama dan karyawan baru untuk meningkatkan efisiensi pekerjaan dan mengurangi miskomunikasi saat menjalani pekerjaannya.

Sehingga, dapat diartikan bahwa SOP rekrutmen karyawan adalah panduan yang dibuat untuk mengatur prosedur penerimaan karyawan baru, mulai dari persiapan, proses rekrutmen karyawan, hingga onboarding. SOP penerimaan karyawan baru ini memastikan bahwa alur rekrutmen sudah sesuai dengan kebijakan perusahaan.

SOP untuk perekrutan karyawan umumnya dibuat oleh penanggung jawab divisi. Misalnya dalam divisi HR atau SDM, pihak yang berwenang adalah manajer HRD, sehingga Ialah yang akan membuat SOP recruitment.

👉 Ketahui Lebih Lanjut Tentang 15+ Strategi Rekrutmen Karyawan yang Ampuh!

1. Menjamin Konsistensi Kinerja Karyawan

Proses rekrutmen adalah proses yang cukup panjang, akibatnya ada banyak detail penting yang bisa saja terlewatkan seperti kriteria calon karyawan, deadline, pembagian tugas, dan lainnya. Membuat SOP rekrutmen karyawan yang mudah dipahami dapat membantu HRD menjaga kinerjanya dan hasil yang diberikan setiap harinya.

2. Sebagai Patokan Operasional Perusahaan

SOP recruitment karyawan menjadi standar yang bisa kamu rujuk kembali saat proses perekrutan. Standar ini menetapkan tujuan, tanggung jawab, dan langkah-langkah dalam alur rekrutmen agar kegiatan ini dapat dilakukan kembali sesuai dengan kebijakan perusahan. 

SOP rekrutmen ini sangat bermanfaat terutama untuk HR baru yang ditugaskan dalam rekrutmen karyawan. Jika tidak ada pedoman dari perusahaan, bisa-bisa proses rekrutmen jadi berantakan.

3. Mengurangi Risiko Terjadinya Kesalahan

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, proses rekrutmen tidaklah mudah. Dengan adanya SOP rekrutmen yang jelas, tim HRD mampu memahami ekspektasi yang harus dipenuhi. HRD akan merasa lebih nyaman dan bekerja lebih produktif ketika mereka tahu apa saja yang harus mereka hasilkan, sehingga risiko terjadinya kesalahan berkurang.

4. Memastikan Efisiensi Waktu 

Ketika karyawan sebelumnya tidak lagi bekerja di perusahaan tersebut, Ia perlu melakukan handover kepada rekannya yang akan mengambil alih. Pembuatan SOP rekrutmen akan menghemat waktu proses handover terkait prosedur penerimaan karyawan baru. Sehingga saat karyawan pengganti melakukan rekrutmen, Ia tinggal membaca kembali SOP rekrutmen karyawan yang telah dibuat.2

Selain itu, SOP rekrutmen juga dapat mencegah keraguan dalam proses rekrutmen yang dapat membawa kerugian. Kamu bisa saja kehilangan kesempatan untuk merekrut kandidat yang berkualitas karena kamu tidak tahu siapa yang dapat menyetujui jumlah gaji untuk kandidat tersebut. Oleh karena itu, SOP recruitment dapat mengurangi keraguan yang dapat memperlambat pengambilan keputusan yang penting dalam alur rekrutmen.

5. Pembagian Tugas yang Jelas

Prosedur penerimaan karyawan baru biasanya melibatkan beberapa orang dari perusahaan selain tim HRD, seperti manajer atau bahkan eksekutif yang perlu menyetujui jumlah gaji karyawan baru. Maka dari itu, SOP rekrutmen dapat membantu kamu dalam pembagian tugas yang jelas.

1. Menentukan Tujuan Jelas dari SOP Rekrutmen

Pertama, tentukan tujuan dibuatnya SOP rekrutmen karyawan dengan jelas. Apa yang ingin dicapai dari SOP? Dan siapa saja yang bertanggung jawab?

Contoh tujuan SOP rekrutmen karyawan: Memberikan panduan kepada manajer HR dan rekruter dalam proses penyaringan kandidat karyawan baru.

Pastikan juga semua pihak yang terlibat memahami tujuan dari SOP rekrutmen karyawan. Tuliskan tujuan SOP rekrutmen karyawan di bagian paling atas agar dapat terbaca dengan jelas.

2. Mempertimbangkan Pembaca 

Karena proses rekrutmen melibatkan beberapa pihak dari perusahaan seperti manajer HR, rekruter, tim operasional, atau pihak eksekutif, kamu perlu mempertimbangkan setiap pihak yang akan membaca SOP rekrutmen. Maksudnya, gunakan bahasa yang baik dan benar dan tuliskan pembagian tugas yang jelas untuk setiap pihak.

3. Memperisapkan Struktur dan Isi yang Sesuai

Tergantung pada divisi dan kegiatannya, struktur dan isi SOP rekrutmen harus disesuaikan. Nah, apa saja sih yang harus ditulis dalam SOP rekrutmen?

Berikut format dasar SOP rekrutmen:

• Header SOP rekrutmen. Bagian ini umumnya berisikan logo perusahaan, judul, tanggal berlaku, jumlah revisi, dan nomor dokumen.
• Tujuan SOP rekrutmen karyawan.
• Ruang lingkup SOP rekrutmen karyawan. Kegiatan yang dilakukan dalam proses rekrutmen seperti perencanaan, penyaringan, hingga perekrutan.
• Pihak terkait. Orang-orang yang terlibat dalam proses rekrutmen karyawan.
• Prosedur. Langkah-langkah yang jelas dalam alur rekrutmen.
• Definisi atau Glosari (jika ada). Menjelaskan istilah yang digunakan dalam SOP rekrutmen karyawan
• Footer. Berisi nama yang membuat, memeriksa, dan menyetujui SOP rekrutmen karyawan beserta jabatan dan tanda tangannya.

4. Menerapkan SOP Untuk Uji Coba

Sebelum SOP rekrutmen karyawan disahkan dan diterapkan, ada baiknya untuk melakukan uji coba terlebih dahulu. Perhatikan apa saja yang bisa diperbaiki dan mintalah feedback dari seluruh pihak yang terkait. Kemudian perbarui SOP rekrutmen karyawan untuk memaksimalkan prosedur yang dibuat.

5. Mengevaluasi Kesuksesan SOP Selama Uji Coba

Saat menerapkan uji coba SOP rekrutmen karyawan, perhatikan juga apa saja yang membuat SOP tersebut efektif dan berhasil, agar kedepannya kamu bisa menerapkan hal yang sama saat memperbarui SOP rekrutmen karyawan. Faktor keberhasilan ini pun juga bisa diterapkan saat membuat SOP untuk divisi atau kegiatan lainnya.

6. Sosialisasikan SOP

Sosialisasikan SOP rekrutmen karyawan kepada seluruh pihak dan pastikan dokumen tersebut mudah diakses. Pastikan setiap pihak telah mempelajari dan memahami tanggung jawab mereka masing-masing selama proses rekrutmen.

Perhatikan contoh SOP rekrutmen dan seleksi karyawan berikut ini untuk referensi:

Kesimpulan

Sebelum selesai baca artikel SOP rekrutmen karyawan ini, ingat kembali informasi penting di bawah ini:

• SOP rekrutmen karyawan adalah panduan penerimaan karyawan baru yang dibuat oleh pihak yang berwenang seperti hiring manager.
• SOP rekrutmen karyawan penting dibuat karena dapat menjamin kinerja karyawan, mengurangi risiko terjadinya kesalahan, menghemat waktu, dan membuat pembagian tugas menjadi lebih jelas.
• Sebelum membuat SOP rekrutmen karyawan, pastikan untuk menentukan tujuan yang jelas, pertimbangkan orang yang akan membaca SOP. Kemudian, buat isi SOP rekrutmen yang jelas, lakukan uji coba dan evaluasi.
• Format SOP rekrutmen karyawan terdiri dari header, tujuan, ruang lingkup, pihak terkait, prosedur, definisi (jika ada), footer.

Demikianlah artikel mengenai SOP rekrutmen karyawan beserta contohnya. Semoga bermanfaat!

CakeResume adalah situs lowongan kerja yang banyak peminatnya dengan jutaan pengguna dari seluruh Indonesia. Pasang lowongan kerja gratis untuk 3 loker pertamamu dan temukan kandidat berkualitas di CakeResume! Atau hubungi kami untuk informasi lebih lanjut.

--- Ditulis Oleh Cindy Graciella ---