青蛙、僧侶與艾森豪 時間管理新策略⏱️

量身定制你的時間管理法

‌

番茄鐘🍅 對你有效嗎？

「想嘗試用番茄鐘工作法，但最後全部的事情都擠在一起，變成番茄醬了…🥫」

「 每個人都有適合的工作方式，你應該選擇適合自己的工作法則，而不是盲從跟風。此外，環境也是不容忽視的關鍵喔！」

快跟著小編一起探索時間管理的秘密吧🤫

‌

🗣️重度拖延症的你

我們推薦：帕金森定律

為自己訂定明確的工作截止時間，這樣可以迫使你在規定的時間內完成工作，避免浪費時間。簡單來說，就是透過「刻意壓縮時間」來達到最大的工作效率。

‌

🗣️經常一心多用的你

我們推薦：僧侶工作法

在一段特定的時間內，認真專注於一項工作，不受「任何」外界的干擾，完全投入其中。這個時間段通常比較長，可能是數小時，甚至整個一天。

‌

🗣️習慣先做簡單的事的你

我們推薦：先吞掉那隻青蛙

優先處理最困難或最重要的任務，就像是先處理掉那隻青蛙一樣，而不是拖延或避開它。這種方法可以幫助你集中精力，避免被困在無關緊要的事情上。

‌

🗣️無法判別工作輕重的你

我們推薦：艾森豪矩陣

艾森豪矩陣通常由四個象限組成，根據工作的緊急性和重要性分類並安排待辦事項的優先順序。第一象限為立即執行、第二象限安排時間執行、

第三象限可以請人共同協作、第四象限刪除或延後處理。

‌

🗣️需要團隊管控的你

我們推薦：PDCA循環法則

PDCA是「Plan-Do-Check-Act」的縮寫，是一個持續改進和解決問題的循環模型，並透過通過不斷地執行這個四階段循環，持續提高工作流程和品質，強調了不斷反思、調整和改進的重要性。

P（規劃）：確定目標和問題，並制定計劃和策略。

D（執行）：執行計劃，同時不斷蒐集數據。

C（查核）：評估和檢查執行結果，若有偏離的地方應立即改善。

A（行動）：檢視整個循環過程，如果達到了目標，則將學到的經驗標準化；如果沒有達到，則調整計劃或再次進行PDCA循環。

‌

🗣️晨型人或夜貓子的你

我們推薦：黃金生理時鐘

根據人體自然的生理節律來安排工作和活動，優化工作效率和生活品質，找到自己生產力最高的時段，並在最高生產力的時間做最重要的工作。

判斷方式：

1.觀察自己每時段的產出狀況

2.將最重要的工作放到最有生產力的時段

‌

👩🏻‍💻打造適合你的工作環境

1️⃣一次做一件事情：一心多用會降低大腦的執行效率，因此我們應該專注在完成手邊的工作。

2️⃣維持整潔的桌面：放置過多雜物的辦公桌容易使人分心，難以集中注意力，平日裡就養成整理桌面的習慣，並將物品分類。

3️⃣杜絕噪音干擾：流行音樂、手機通知或聊天的聲音會在不知不覺間影響我們，創造一個適當的工作環境有助於提高效率。

‌

向拖延症說再見👋🏻

留言「#提高效率」讓我們提早下班！

對你有收穫有幫助的話🙋

請幫我們按讚❤️分享↗️收藏📩

👉追蹤 @‌jobus.asia

‌

‌

‌

‌

‌

‌

#效率 #時間管理 #拖延症 #工作效率 #時間規劃

#上班族 #學生 #辦公室 #職場 #高效 #學習 #效率辦公

| 7個超神Gmail隱藏功能

查看原文：https://www.instagram.com/p/CmNxxsdv0N-/?igshid=YmMyMTA2M2Y=@ #

😫一直複製貼上好煩！

「每次有一樣的活動，要寄信邀請客戶就要把一樣的內容再打一次😓」「用email和對方敲會議時間，一來一往好麻煩😟」「寄信對方都不知道我是誰，有沒有辦法讓他一眼就知道是我寄的？😭」你知道這些gmail超好用的隱藏功能嗎？

🔶️製作gmail模板

❓️每年都要舉辦的活動，每年都要重新再把去年打過的內容再打一次寄給客戶？

❗️不用這麼麻煩！使用google文件就可以快速製作模板！

🔅打開google文件並創建一個新的文件>>輸入@>>點選選單第一項「電子郵件草稿」>>輸入完畢後點選左側藍色信封圖示，即可儲存草稿！

🥳連翻過去郵件出來複製貼上的時間都省下來拉～

🔶️分類內容

❓️每次信箱打開，一大堆不同種類、不同項目的信都穿插在一起，每次都要花好多時間分門別類？

❗️運用篩選器自動幫你分類所有信件！

🔅在輸入欄輸入想要篩選成一類的關鍵字>>點擊輸入欄右側的篩選器並建立篩選器>>勾選「套用標籤」並設定想分類的標籤名稱>>勾選將篩選器套用到相符的會話群組>>建立篩選器

🥳只要點開標籤，就可以把所有的信都分類好啦！

🔶️暱稱寄信

❓️想要讓客戶一眼就知道是誰寄信給他？想寄給朋友資料，名字卻是工作的職稱？

❗️設定暱稱就能讓對方立刻知道你是誰！

🔅點選主畫面右上角齒輪圖示>>查看所有設定>>帳戶與匯入>>選擇寄件地址>>修改資訊>>設定暱稱並勾選「選擇寄件地址處」新增另一個電子郵件地址並加上分類名稱如[email protected]>>[email protected]，就可以設定不同的暱稱啦！

🔶️設定回覆提醒

❓️開會無法及時回覆信件，開完會再回覆卻怕忘記？臨時有緊急狀況要先處理，就忘記回覆剩下的信？

🔅勾選想延後回覆的信件上>>點選上方時鐘圖示>>設定時間

🥳當設定時間到時，信就會像是新收到的信件一樣出現在最上方，提醒你該回覆啦！

🔶️建立行事曆

❓️收到廠商邀請參加活動或會議，都要一個一個通知同事？

❗️直接設定行事曆，一次通知完所有人！

🔅開啟想設成行事曆的信>>點選上方「…」圖示>>建立日曆活動>>調整時間地點與參與人

🥳想要提醒同事記得參加會議，不用再一個一個告知，透過行事曆就將所有細節一次說完！

🔶️排定發送電郵時間

❓️休假日還得加班上線寄出重要的信件？或是正在開會或出差，沒辦法及時寄出信件？

❗️「排定發送電郵時間」還你輕鬆休假日！

🔅完成內容後點選「傳送」鍵旁「▼」圖示>>排定傳送時間>>設定傳送時間

🥳完成後信鍵就會在你設定好的時間自動寄出，安心休假囉~

🔶️常見功能分享

🔹️回收誤傳信件：最多可延遲寄信30秒

🔅點選主畫面右上角齒輪按鍵>>查看所有設定>>設定取消傳送秒數>>下滑至最下方儲存變更

⚠️寄出前也可點選信件撰寫視窗下方「…」並檢查拼字，確認有沒有錯字！

🔹️密件副本：多位收件者不會看見彼此

🔅完成內容後點選收件者欄旁「密件副本」>>在密件副本欄位輸入收件者

🔹️休假回覆

🔅點選主畫面右上角齒輪按鍵>>查看所有設定>>下滑至最下方開啟「休假回覆」>>設定時間、主旨及內容>>下滑至最下方儲存變更

🔹️自訂簽名

點選主畫面右上角齒輪圖示>>查看🔅所有設定>>一般設定>>下滑找到「簽名」>>建立新簽名>>下滑至最下方儲存變更

⚠️可建立多種簽名檔，在信件撰寫視窗下方點擊筆圖示就可以選擇

🥳簡單就能完成！

看完以上分享，快tag和你一樣水深火熱的同事，一起減少工作負擔！也歡迎在底下分享，你覺得哪個功能最實用或你最常用！

​

​

看到這裡...你收藏了嗎？趕快分享給朋友，讓你們一起成長、成為更好的自己🙌如果想要看更多乾貨滿滿的職涯知識🙋

請幫我們按讚❤分享↗收藏📩 👉追蹤 @jobus.asia

​​

​

​

​

#職場 #gmail #電子郵件 #谷歌 #上班族 #社畜 #效率 #效率辦公 #分享 #教學 #上班必備 #上班 #電腦 #隱藏功能 #好用 #實用 #必備 #辦公室 #新鮮人 #freshman

｜文書高手的效率秘密？上班族必學6大Excel功能

看完整文章(內有詳細影片教學)： https://www.instagram.com/p/CenJGK3vmOq/

😞文書效率無法提升？

Excel 可說是出社會必學的技能之一，不管是在學校、工作，都會有用到Excel 的需要。Excel 內建的功能非常多，你都會用了嗎？

你是不是還只會傻傻地用滑鼠點來點去、徒法煉鋼的填數字🔢？導致做事做得比同事慢、無法提升文書效率呢？

還不會用的話別擔心，本文今天分享6大 Excel 必學功能，學會這幾招，能讓你提高工作效率，做事事半功倍哦🤩~

一、自動換行

Excel預設所有內容都以一列的方式呈現，當儲存格內容超出視窗大小，要如何讓資料在一個畫面裡呈現？

📌操作步驟：點擊【常用】→選擇【對齊方式】【自動換列】

二、表格轉置

輸入資料後，卻發現應該將欄位和列位的內容對調才好閱讀？這時該如何省時的將位置做轉換呢？

📌操作步驟：Ctrl+C 複製整個表格 → 點擊【常用】→ 選擇性【貼上】→【轉置】

三、批量添加單位

如果遇到整份資料要添加單位的情況，你可以善用這個功能，就不用一個一個添加啦~

📌操作步驟：點選儲存格 → 按右鍵→【儲存格格式】→【自訂】→ 加上單位 → 確定

四、下拉式選單

工作中處理編輯 Excel 表格是再正常不過的事情，但要如何才能使我們快速的填充 Excel 表格呢？

📌 操作步驟：選擇欲填充空格 → 點擊【資料】→【資料驗證】→【清單】→ 打上內容

五、拆分內容

不知道如何拆分格子裡面的內容？一個個的手動操作又十分耽誤時間，在這裡教大家如何快速分~！

📌操作步驟：點擊【資料】→【資料剖析】→【資料剖析】→ 固定寬度 → 下一步*2 → 自訂分界線 → 完成

六、儲存格視覺化

如何幫表格內的數字做特別的標記，像是低於多少數職就要畫紅線？這邊教你一個簡單的小巧，只要幾個步驟就可以視覺化儲存格哦！

📌操作步驟：點擊【常用】→【樣式】→【設定格式化的條件】→【設定格式化的條件】→設定條件

｜工作中常用的函數公式

【SUM】：計算儲存格區域中所有數值的和

【AVERAGE】：計算某區域中的平均值

【MAX】：找出所選儲存格中的最大值

【MIN】：找出所選儲存格中的最小值

【Left 】 /【Right】

功能：從左截取字串 / 從右截取字串

語法：=Left(值所在儲存格，截取長度)

【COUNTIF】

功能：計算某區域中滿足條件的儲存格數

語法：=COUNTIF(儲存格1: 儲存格2 ,條件)

【IF】

功能：使用邏輯函式 IF 函式時，如果條件為真，該函式將返回一個值；如果條件為假，函式將返回另一個值。

語法：=IF(條件, true時返回值, false返回值)

【AND】

功能：邏輯判斷，相當於「並」

語法：全部參數為True，則返回True，經常用於多條件判斷。

看完以上的分享後，你學會這些Excel 技巧了嗎？歡迎與我們分享你平時最常用Excel 功能~也歡迎tag需要增強Excel技巧的朋友，請他們趕快收藏起來！

​

​

趕快分享給朋友，讓你們一起成長、成為更好的自己🙌​

如果想要看更多乾貨知識🙋​

請幫我們按讚❤分享↗收藏📩 👉追蹤 @jobus.asia​

​

​

​

​

​

#推薦 #工具 #好用 #功能 #上班族 #學生 #表格 #文書 #上班 #乾貨 #技能 #excel #工作 #效率 #microsoft #文書 #電腦 #文字 #效率辦公 #效率提升 #高效率 #學習成長@